Lista kontrolna — co to jest? Jak zrobić listę kontrolną?

Mieć czas, aby wszystko zrobić, zapomnieć o niczym i nie pomylić się z niczym! Będziesz zaskoczony, ale z takimi myślami wielu współczesnych ludzi kładzie się spać lub wstawać rano. Jakie są jedyne metody i narzędzia, które nie są wykorzystywane do zwiększania wydajności zawodowej i osobistej. Ktoś umieszcza budziki i przypomnienia na osobistych urządzeniach elektronicznych, ktoś "w starym stylu" wkleja wszystko wokół siebie kolorowymi naklejkami. Ale jest jedna naprawdę wygodna opcja, która działa — lista kontrolna. Co to jest i czy to magiczne narzędzie jest odpowiednie dla wszystkich?

Magiczne listy sprawdzane podczas lotów

Sprawdź arkusz, co to jest Uważa się, że oryginalne listy kontrolne zaczęły być wykorzystywane w lotnictwie. Kontrola statków powietrznych obejmuje szereg złożonych operacji w określonej kolejności. Bez systemu przypomnień nawet doświadczony pilot z asystentem może się mylić, a błędy w takiej sprawie mogą mieć konsekwencje. Dlatego jako dodatkowi "ubezpieczeniowi" lotnicy dla każdego lotu oferowali listę kontrolną. Co to jest? W istocie, lista składa się z pojedynczych czynności niezbędnych do wykonania, w tym przypadku uporządkowanych we właściwej kolejności. Ponieważ to narzędzie działa idealnie w lotnictwie, zostało ono również przyjęte przez cywilów, których zawody są dalekie od lotnictwa.

Kto skorzysta z list kontrolnych i do czego?

sprawdź arkusz

Codzienne systemy przypomnień będą przydatne każdemu, kto chce zwiększyć wydajność osobistą. Zarządzanie czasem to dziedzina wiedzy, której podstawowe zasady i techniki mogą być równie dobrze stosowane przez menedżera, początkującego przedsiębiorcę i każdą gospodynię domową. Zmieniają się tylko szczegóły, ponieważ każdy rodzaj działalności ma swoją specyfikę. W standardowej formie lista kontrolna jest listą działań i zadań. Ale jeśli jest to konieczne, możesz skompilować je w postaci listy oddzielnych elementów. Wiele z nich prowadzi listy zakupów — i to jest w rzeczywistości także listy kontrolne, a także każdy przepis zapisany przez kolumnę w postaci zestawu składników z zaleceniami dotyczącymi dawkowania. Nawiasem mówiąc, w prawie wszystkich placówkach gastronomicznych takie przypomnienia są zawieszane w kuchni dla kucharzy, dzięki czemu mogą gotować szybciej, stosując wskazówki dotyczące wagi porcji i każdego konkretnego produktu używanego w konkretnym naczyniu. Najczęściej jest tworzona lista kontrolna dla jednej osoby, ale jeśli pewne zadanie zostanie rozwiązane przez grupę osób, lista również pomoże. W takim przypadku konieczne jest rozbicie przypadku / celu końcowego na podpozycje, z których każdy będzie wykonywany przez jednego pracownika. Co więcej, każde zadanie jest przypisane do konkretnego wykonawcy i, jeśli to konieczne, maluje to dla siebie etapami na osobistej liście kontrolnej.

Ogólne zasady pisania

Jeśli chcesz stać się bardziej produktywnym i robić więcej bez zamieszania, nadszedł czas, aby spróbować zrobić pierwszą listę kontrolną. Taki plan powinien mieć jasną strukturę i atrakcyjny wygląd. Pożądane jest również przestrzeganie sekwencji czasowej (można ją zrezygnować, jeśli wszystkie zadania są wieczne). Unikaj długich punktów, pożądane jest, aby każde zadanie było wyrażone przez 3-4 słowa, i pamiętaj, aby używać czasowników. Jak stworzyć listę kontrolną, która będzie działać? To proste — wybierz dla siebie wygodny format: papier, notatkę w telefonie lub plik na komputerze. W sumie powinieneś mieć dwie kolumny, pierwsza zawierać będzie liczbę i sformułować samo zadanie, a druga oznaczy ją jako zakończoną. Eksperci zalecają, aby nie przekreślać przypadków, a mianowicie ich zaznaczania lub przekraczania.

Sformułuj poprawnie zadania

Jak zrobić arkusz wyboru Aby twoje listy kontrolne naprawdę zaczęły działać, ważne jest, aby nauczyć się poprawnie formułować zadania. Sprawy, które są wykonywane regularnie, nie można pisać na podpunktach, ale jednorazowe zadania i przydziały należy podzielić na podpozycje. Na przykład: pożądane jest, aby rejestrować negocjacje z nowymi klientami z co najmniej 3 znakami, podkreślając dla siebie tematy, które wymagają omówienia. Jeśli chcesz wysłać codzienny raport, piszemy to zadanie w jednym akapicie. Pamiętaj, aby zapisać wszystko, co naprawdę możesz zapomnieć. Aby skrócić czas wykonywania czynności, możesz także utworzyć szczegółowe listy kontrolne na liście kontrolnej, na przykład wprowadzić informacje kontaktowe tych, z którymi chcesz się skontaktować.

Przydatne wskazówki

Sprawdź wypełnienie arkusza Niektórzy planiści biznesowi powinni zapisywać zadania tak, jakby zostały już zakończone. W związku z tym pisanie nie jest "konieczne do zrobienia …", ale "…. gotowe!". Jest to dość skuteczna metoda z punktu widzenia psychologii, ale zajmie trochę czasu, aby się do niej przyzwyczaić. Wygodny w użyciu i system znakowania. Wybierz najwygodniejszą opcję dla siebie: zakreślacze, podkreślenie. Ale staraj się nie angażować w selekcję, w przeciwnym razie otrzymasz zbyt barwną i jasną listę kontrolną. Wypełnianie listy zadań powinno odbywać się w jednym kolorze i używać nie więcej niż dwóch kolorów, aby podkreślić, zwracając uwagę na najważniejsze.

Nie próbuj wszystkiego złapać

Sporządzenie arkusza wyboru Popularne pytanie wśród osób, które dopiero rozpoczynają pracę z listami rzeczy do zrobienia: lista kontrolna — co to jest, plan pracy na tydzień lub codziennie? Długoterminowe cele i czyny muszą być rejestrowane osobno. Lista kontrolna jest mini-listą, zaprojektowaną na jeden dzień. Całkowita liczba punktów nie powinna przekroczyć 20 punktów. W przeciwnym razie albo zawiedziesz, albo przepracujesz, a obie te opcje nie mają nic wspólnego z produktywnością. Sporządzenie listy kontrolnej może być zwykłym wieczornym lub porannym rytuałem. Pod koniec dnia nadszedł czas, aby przejrzeć listę i sprawdzić, czy wszystkie zaplanowane przypadki zostały wykonane w wymaganym zakresie.

Wymagana weryfikacja

Załóżmy, że skończyłeś tworzyć swoją pierwszą listę kontrolną. Co dalej? To proste, teraz jest czas, aby go przeczytać i sprawdzić dokładnie. Po pierwsze, ważne jest, aby naprawdę zapomnieć o niczym i nie można tego przegapić. Po drugie, podczas sprawdzania możesz coś poprawić i dodać w razie potrzeby. I tylko jeśli wszystko ci odpowiada, możesz wziąć listę kontrolną do pracy. Staraj się nie zapomnieć o robieniu notatek na temat wdrażania spraw w odpowiednim czasie. Jeśli wydaje ci się, że tworzenie list kontrolnych jest długie i trudne, spieszymy się, aby cię odwieść. Dla wygody można przechowywać niektóre szablony, na przykład listy do zbierania rzeczy w podróży służbowej lub podstawowe zadania dla każdego dnia (pod warunkiem, że są powtarzane). Średnio wypełnianie listy kontrolnej zajmuje nie więcej niż 10-15 minut wraz z kontrolą, ważne jest, aby wybrać czas, kiedy nikt i nic nie będzie cię rozpraszać.

Narzędzie do analizy

Utwórz arkusze kontrolne Lista kontrolna to nie tylko narzędzie do przypominania i zwiększania wydajności. Możesz także używać list zadań do wykonania w środowisku firmowym. Menedżer może tworzyć listy kontrolne dla swoich podwładnych, a przy ich pomocy monitorować i kontrolować proces wykonywania zadań. To narzędzie jest również przydatne, gdy zaczynasz pracować nad sobą, szukając najbardziej odpowiednich metod i opcji rozkładu codziennej aktywności. W takim przypadku należy również codziennie sprawdzać liczbę lub odsetek wykonanych zadań i nierozwiązanych zadań, a następnie utworzyć nowy program następnego dnia na podstawie uzyskanych wyników. Okazuje się, że pytanie: "Lista kontrolna — co to jest?" Można odpowiedzieć w następujący sposób: narzędzie do zwiększania i oceny wydajności.